보령제약, 클라우드 서비스로 스마트 비즈니스 강화 보령제약이 지난달 핸드북(Handbook)을 런칭하며 본격적인 클라우드 서비스를 그룹 내에서 확장·적용하려는 움직임을 보이고 있다. 보령제약은 핸드북으로 문서 및 파일 등 다양한 정보를 스마트기기에 쉽고 편리하게 배포할 것으로 기대하는 동시에 웹브라우저를 통해 원하는 콘텐츠를 생성하거나 콘텐츠 열람용 애플리케이션을 제공한다는 방침이다. 방대한 자료 가운데 열람하고 싶은 콘텐츠를 간단히 검색함은 물론 스마트기기에서의 열람으로 임원진, 특히 영업사원들의 업무 효율성을 극대화할 수 있을 것으로 전망된다. 또한 오프라인 환경에서 콘텐츠를 열람할 수 있어 이동 환경에 얽매이지 않는 서비스를 제공하게 된다. 보령제약의 핸드북 솔루션 도입 배경과 함께 일본 인포테리아 핸드북 솔루션의 국내 총판 사업자로서 대외 활동을 겸하게 되는 보령제약 IT사업 부문 담당사 비알네트콤을 찾아 기대효과와 향후 계획에 대해 들어봤다. 이지혜 기자 jh_lee@ciomediagroup.com 프로젝트 개요 프로젝트명: 보령제약 핸드북(Handbook) 구축기간: 2011년 10월-2012년 4월 주요도입효과: 스마트한 정보 활용 간단한 정보배포 안전한 정보관리 서비스 공급사: 인포테리아, 비알네트콤(국내 총판사) 작년 모바일 오피스를 시행한 보령제약은 의료진들을 대면하는 영업사원들의 편의성을 향상시키기 위한 관련 애플리케이션을 찾던 중 일본 인포테리아의 핸드북을 접하게 됐다. 이를 계기로 보령제약은 지난해 10월부터 인포테리아와의 꾸준한 협의 후 국내 독점 판매권에 대한 양해각서(MOU)를 진행했다. 이에 따라 올해부터 세부작업에 돌입해 지난달 2일 보령제약을 시작으로 보령그룹 7개 계열사를 대상으로 전사 확장 프로젝트가 동시다발적으로 이뤄질 전망이다. 특히 임원들에게 배포됐던 태블릿PC가 활용률이 예상보다 적어 고민하던 차에 핸드북이 도입된 후 각 회의체별 폴더가 만들어져 사용률이 증가될 것으로 보인다. 이는 관리자가 해당 폴더에 파일을 넣어주면 사용자가 패스워드를 통해 접속해 바로 회의 자료를 확인할 수 있다는 점에서 체계 확립이 강화된다. 엑셀이나 파워포인트, 동영상과 같은 다양한 자료를 한 번에 묶어 올릴 수 있어 효율성 있게 만들어 활용할 수 있는 것도 장점이다. 특히 클라우드 서비스에서 가장 강조되는 동시에 우려되는 보안사항에 관해서도 관리자가 사용자와 콘텐츠를 서버에서 일원화한 집중관리 및 설정이 가능케 해 기밀 정보를 안전하게 배포·공유할 수 있으며, 사용자들은 콘텐츠에 따라 부서·담당자·단말기별 관리 및 콘텐츠 관리를 다르게 설정할 수 있다. 한편 보령 아카데미를 운영 중인 보령그룹은 그룹사 직원들의 교육을 진행하면서 영업사원뿐 아니라 영업 교육 자료 등을 배포 하시 문서사용을 정감하는데도 핸드북이 도움이 될 것으로 전망하고 있다. 영업 생산성·회의 활용률 크게 증가 핸드북의 용도는 크게 영업 자료와 사내 정보공유, 종이 없는 회의, 교육 등으로 나뉜다. 영업 자료의 경우 사원들은 언제 어디서나 자료를 확인할 수 있으며, 일관 관리 또는 유효기간 설정으로 보다 편리한 영업 활동을 지원받게 된다. 또한 오프라인 환경에서도 이용이 가능해 사내 업무 시에도 이동 중과 똑같은 사양과 퀄리티의 서비스를 이용할 수 있다. 의약기업의 경우 사내 직접관리로 의약품 정보를 빠르고 확실하게 배포할 수 있으며 태블릿PC와 PC 접속이 불필요해짐과 동시에 모바일PC의 즉각적인 기동, 가시성 확보, 배터리 수명 확보를 취하게 된다. 사내정보 공유는 ID와 디바이스로 액세스를 제한하면서도 누구라도 간단하게 정보를 등록하며 LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)와 연계된다. 이러한 정보 공유를 통해 보령제약은 비즈니스 스킬 향상과 비즈니스 매너, IT 자격증 취득, 정보 보안 교육 등을 달성하며 사원 간 정보공유와 연수를 강화한다는 계획이다. 또한 경영층을 위해 사내 정보를 발송시켜 효과적인 정보 활용을 실현한다. 일례로 회의 전이나 이동 중 생기는 시간을 이용해 필요한 정보를 쉽게 확인함은 물론 앙케이트 수집 기능 등을 활용해 유저의 의견 데이터를 제거할 수 있다. 페이퍼리스 측면에서는 브라우저로 간단히 조작 가능한 준비과정을 거친 후 부문과 역할에 맞춰 배포가 가능하며 단말인증과 로그관리가 함께 이뤄진다. 페이퍼리스 회의 구현으로 자료 마감이 없어져 최신 정보로 의사결정이 가능한 체계가 지원되는 것이다. 보령제약 측은 회의 중 자료 추가 기능이 가능하며 마감 설정이 불필요해지는 것은 물론 그래프와 그림, PDF를 동시에 페이지로 전달해 직관적 이해가 쉬운 회의운영이 가능해질 것으로 내다보고 있다. 각 사의 교육 잡업 시에도 각종 파일과 동영상을 배포해 오프라인을 대응한 통근이나 외근 시 학습이 가능해진다. 다양한 보안 강화 솔루션 지원 보령제약 측은 핸드북 솔루션의 도입으로 정보의 활용과 배포, 관리를 원스톱으로 지원한다는 방침이다. 방대한 자료 중 열람을 원하는 콘텐츠를 간단히 검색함은 물론 스마트기기에서의 열람을 통해 제품 브랜드를 극대화시키며 편리한 인터페이스에 의한 콘텐츠 배포가 가능하기 때문이다. 또한 웹브라우저에서 배포할 파일을 드래그와 드롭만으로 콘텐츠를 등록할 수 있으며 직관적 조작을 통해 전문지식 없이 누구라도 간단히 콘텐츠 생성 및 편집이 가능하다. 외부 애플리케이션과의 연계 및 다양한 파일형식 호환을 통한 확장성도 첨부되는 기능이다. 특히 정보관리는 보령제약 측이 핸드북을 대외사업으로 선택한 가장 큰 이유 중 하나로, 기존 SSL 네트워크 암호화와 로그인·통합관리·정보자 활동 기록 등을 제외한 또 다른 세 가지 특징을 지닌다. 첫째는 콘텐츠 유효기간설정으로 예를 들어 회의시간이 한 시간 정도 경과하면 스마트기기 내 회의 자료가 자동으로 사라지며 복구가 불가능해진다. 또한 KEY CODE를 설정해 필요한 사용자에게만 배포해 콘텐츠 역량을 제어할 뿐 아니라 디바이스ID로 개별 디바이스의 제어와 스마트기기 고유 장치 ID를 정책 계정과 연결시켜 통제 하면서 보안 관리자의 위용을 높인다. 김성수 보령제약 CIO “그룹 적용뿐 아니라 범용성 확보한 대외 사업 솔루션으로” Q: 보령제약 핸드북 솔루션 도입의 배경은 무엇인가? A: 강력한 보안과 사원 누구라도 사용할 수 있는 편리함, 유저와 자원의 집중관리, 기존 자산(데이터)의 활용 등으로 압축할 수 있다. 특히 작년 모바일오피스를 시작하면서 영업사원들의 활동력을 강화시킴과 동시에 경영진 층의 회의 참여율을 높이는데 주요 기폭제가 될 것으로 기대하고 있다. 회의 후 일정 시간이 지나면 자동으로 자료가 소멸되는 등의 과정은 클라우드 서비스 활용 시 문제점으로 지적되는 보안이슈에 대해서도 대응할 수 있다는 생각이다. Q: 그룹 전체가 동시다발적 확장할 계획을 갖고 있다고 들었다. A: 보령그룹 내에는 총 7개의 그룹사가 있다. 보령제약이 지난달 첫 주자로 핸드북을 런칭했지만, 특히 보령 메디앙스의 경우 웹에서 확인하는 아이맘이라는 유아 포털을 VIP 회원들에게 제공하는 하나의 애플리케이션으로 제공하기 위해 준비 중이다. 핸드북 솔루션을 잘 접목해 고객들에게 하나의 폴더로 만들어 지원해 가시성을 확보하는 한편 접근하기 쉬운 애플리케이션으로 확장시키려는 방침이다. 또한 대외적으로 이 솔루션은 범용성이 높은 제품이다. 지난달 런칭 행사에서만 해도 약 20여 개 기업들에서 태블릿PC에 핸드북을 접목시키려는 데 도움을 얻어갔을 것이란 생각이다. 국내 대형 이동통신기업 역시 통신 사업과 연관된 비즈니스 활용을 위해 핸드북에 적극적인 관심을 보이고 있는 등 향후 전망은 긍정적이다. Q: 기업에서 핸드북 솔루션 도입시 조언해 줄 점이 있다면? A: 솔루션을 도입할 시 최적화(Customizing)는 필수적이다. 이러다 보니 기업 내 실정에 맞게 최적화되는 경향이 있기도 하지만 반대의 경우도 빈번히 발생한다. 활용 차원에서 손해가 많다는 말인데, 이 측면에서 보면 어떠한 솔루션을 개발·구축하는 데만 전념해 나중에 새로운 기능과 접목시키려 할 때 연계가 안 되는 경우도 허다하다. 기업 내 상황에 맞춰 잘 활용 접목시키려는 접근이 우선돼야 한다.